1. Vérifier les obligations conventionnelles
Avant toute démarche, il est essentiel de consulter les accords de branche et les conventions collectives applicables à votre entreprise. Ces documents peuvent prévoir des garanties minimales spécifiques ou indiquer un organisme assureur référent. Vous assurerez ainsi la conformité de votre mutuelle santé collective avec la réglementation en vigueur.
2. Identifier les besoins de couverture
Pour choisir un contrat performant, il est recommandé de réaliser un audit interne des besoins de vos salariés. L’âge moyen des équipes, les statuts familiaux (personnes seules, familles, etc.) et le secteur d’activité sont autant de critères qui influencent la pertinence des garanties – par exemple, prévoir des garanties renforcées en kinésithérapie pour les métiers physiques. Une mutuelle bien adaptée est un outil efficace de fidélisation.
3. Choisir le mode de mise en place juridique
La loi impose de formaliser la mise en place de la mutuelle obligatoire pour entreprise selon l’une des trois modalités juridiques suivantes. Ce choix est l’acte fondateur du régime.
À noter, quel que soit le mode retenu, le contrat doit au moins préciser les catégories de salariés concernées, le caractère obligatoire, l’organisme choisi, la date d’effet, la part employeur ainsi que la liste des cas de dispense.
La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE)
La Décision Unilatérale de l’Employeur est souvent l’option privilégiée par les TPE pour sa simplicité et sa rapidité. La DUE ne nécessite pas l’accord préalable des représentants du personnel, bien qu’il soit conseillé de les consulter. Elle doit être formalisée par écrit et remise en main propre à chaque salarié (avec preuve de remise à conserver).
Le référendum
Le référendum d’entreprise permet de soumettre le niveau des garanties ou le montant des cotisations au vote direct des salariés. Il requiert un formalisme précis (vote à bulletin secret, affichage des modalités, etc.) et le texte est ratifié s’il obtient la majorité des voix des salariés concernés.
L’accord collectif
L’accord collectif est le fruit d’une négociation entre l’employeur et les représentants syndicaux. Elle est courante dans les entreprises de plus grande taille (plus de 50 salariés) et permet d’assurer un meilleur dialogue social en tenant compte des attentes des employés.
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4. Sélectionner l’organisme assureur
Le choix de la mutuelle, société d’assurance ou institution de prévoyance, est un enjeu stratégique. Les sociétés d’assurance sont des entreprises privées à but lucratif, régies par le Code des Assurances, tandis que les institutions de prévoyance sont des organismes paritaires (gérés paritairement par employeurs et salariés) à but non lucratif, régis par le Code de la Sécurité sociale.
Les mutuelles, quant à elles, sont des organismes à but non lucratif, régis par le Code de la mutualité. Elles reposent sur un principe de solidarité entre adhérents : les cotisations servent exclusivement à financer les prestations santé et les actions de prévention, sans recherche de profit.
Il faut comparer les offres, les garanties, le réseau de soins partenaires, mais aussi la qualité du service et la gestion administrative. Opter pour un organisme fiable permet d’assurer une couverture optimale et une bonne prise en charge.
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5. Déterminer les modalités et les garanties du contrat
La détermination des modalités du contrat est une étape cruciale pour garantir la conformité et l’efficacité de la mutuelle entreprise. Pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales, le contrat souscrit doit impérativement être un contrat responsable. Celui-ci doit inclure un socle minimal de garanties, appelé « panier de soins ANI », qui couvre les soins courants, le dentaire, l’optique et l’hospitalisation, avec des niveaux planchers et plafonds de remboursement fixés par la réglementation.
L’employeur a l’obligation de financer au moins 50 % de la cotisation du salarié, l’adhésion étant obligatoire pour tous les employés (tandis que celle des ayants droit peut être rendue facultative).
Bon à savoir
L’adhésion à la mutuelle d’entreprise, bien qu’obligatoire, prévoit des dispenses encadrées qui doivent être mentionnées dans l’acte. Un salarié peut refuser d’adhérer s’il est déjà couvert par une autre mutuelle collective (via son conjoint, par exemple) ou par la Complémentaire Santé Solidaire (CSS). Les salariés en CDD de courte durée, les apprentis, ceux qui cumulent plusieurs emplois ou ceux à temps très partiel dont la cotisation excéderait un certain seuil peuvent également être dispensés. L’employeur doit toujours exiger une demande écrite du salarié, accompagnée des justificatifs nécessaires pour prouver la situation et sécuriser l’exonération de charges sociales.6. Informer et documenter les salariés
Une fois le contrat finalisé, l’employeur doit informer chaque salarié par écrit des modalités de la complémentaire santé. Cette documentation, qui doit être conservée en cas de contrôle URSSAF, inclut la description des garanties, le montant des cotisations et les conditions de portabilité des droits en cas de départ de l’entreprise. En effet, en cas de départ ouvrant droit au chômage, la portabilité maintient la couverture jusqu’à 12 mois maximum sans coût pour l’ex-salarié, sous conditions.
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